Memiliki sistem absensi berbasis online tentu sangat menguntungkan bagi perusahaan. Hadirnya sistem absensi membuat perusahaan semakin mudah memanajemen karyawannya dengan tepat.
Hal ini akan membantu perusahaan dalam mencapai tujuan dan meraih kesuksesan. Penggunaan sistem absensi karyawan menjadi solusi mengatasi masalah kecurangan waktu yang kerap terjadi dan berdampak pada kerugian perusahaan.
Seiring dengan perkembangan teknologi, saat ini pencatatan kehadiran karyawan bisa dilakukan secara online melalui sistem absensi online.
Terdapat beberapa alasan mengapa sistem absensi online saat ini menjadi pilihan banyak perusahaan. Berikut beberapa di antaranya:
1. Lebih Efektif dan Efisien
Sistem absensi online jauh lebih efektif dan efisien untuk digunakan jika dibandingkan dengan sistem absensi konvensional.
Sebagai contoh, mesin absensi fingerprint membutuhkan waktu yang lama untuk memindai sidik jari dan mencatat kehadiran karyawan. Terkadang sistem juga kesulitan saat memindah sidik jari terutama ketika tangan karyawan dalam kondisi kotor atau basah.
Di sisi lain, absensi digital bisa mencatat daftar kehadiran secara lebih cepat hanya dengan satu klik saja. Selain itu, aplikasi juga dapat diinstal pada masing-masing perangkat karyawan sehingga mereka tidak perlu mengantri saat ingin melakukan clock in atau clock out.
2. Memiliki Beragam Fungsionalitas
Banyak perusahaan memilih absensi digital juga karena beragam fungsionalitas yang ditawarkannya. Mesin absensi konvensional pada umumnya hanya bisa mencatat daftar kehadiran karyawan.
Berbeda dengan sistem absensi digital yang dikembangkan dengan berbagai fitur sehingga dapat melakukan berbagai hal mulai dari mencatat jam kehadiran, melacak total jam kerja, mengelola cuti dan gaji, manajemen tugas, dan masih banyak lagi.
3. Menggunakan Sistem Kerja Fleksibel
Semenjak pandemi Covid-19 hadir sampai saat ini, banyak perusahaan yang menerapkan sistem kerja fleksibel seperti remote working atau Work From Home. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan sistem absensi yang bisa diakses dimana saja dan sistem absensi online ini hadir sebagai solusinya.
Selain itu, memantau karyawan dari jauh merupakan tugas yang tidak mudah. Namun dengan sistem absensi online ini, Anda bisa tetap memantau kinerja dan produktivitas karyawan secara real-time.
Seperti yang sudah kami jelaskan sebelumnya, sistem absensi online memiliki beragam fitur yang bisa memantau kinerja karyawan Anda.
Salah satu contohnya adalah fitur screen monitoring yang mampu membuat desktop screenshot pada perangkat laptop karyawan.
Dengan adanya fitur ini, perusahaan dapat mengawasi karyawan sehingga para karyawan tidak melakukan aktivitas-aktivitas yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan seperti menonton film, bermain media sosial, atau yang lainnya.
4. Lebih Menghemat Pengeluaran
Apabila dibandingkan dengan mesin absensi konvensional, penggunaan sistem absensi online juga dinilai dapat menghemat pengeluaran kantor.
Saat perusahaan menggunakan sistem absensi online, maka Anda hanya perlu menginstal aplikasi di dalam perangkat laptop maupun smartphone karyawan. Aplikasi tersebut juga bisa digunakan oleh ratusan karyawan secara sekaligus.
Lain halnya dengan mesin absensi konvensional di mana perangkat harus dipasang di dalam gedung. Jika perusahaan Anda memiliki banyak cabang, tentu Anda membutuhkan lebih banyak perangkat mesin absensi konvensional agar bisa digunakan oleh seluruh karyawan.
5. Centralized Storage atau Penyimpanan Terpusat
Sistem absensi online saat ini umumnya menyediakan centralized storage yaitu sejenis database di mana informasi akan disimpan dan di-maintain pada satu pusat data.
Dengan kemampuan tersebut, maka ketika tim HRD ingin mencari data karyawan yang berada di lokasi yang berbeda dengan dirinya, maka mereka bisa tetap mengaksesnya dengan mudah. Tim HRD cukup membuka sistem absensi online dan tidak perlu datang ke lokasi cabang tersebut.
Berikut ini adalah beberapa manfaat dari penggunaan sistem absensi online untuk perusahaan, di antaranya:
1. Memberikan Kemudahan Perusahaan untuk Merekap dan Membuat Laporan
Data absensi karyawan akan tercatat dalam sistem secara lengkap. Perusahaan dapat melihat dan mengambil data tersebut sewaktu-waktu sesuai kebutuhan dan secara real-time.
Proses perekapan data dan pembuatan laporan juga akan lebih cepat, karena data sudah ada di dalam database. Berbeda halnya jika absensi masih menggunakan sistem manual atau pencatatan di buku akan membutuhkan waktu lama bagi perusahaan untuk melakukan perekapan data guna membuat laporan.
2. Menghemat Biaya Pengeluaran
Alih-alih mengeluarkan biaya untuk pengadaan fingerprint, dengan menggunakan aplikasi absen karyawan ini perusahaan dapat meniadakan biaya pengadaan mesin fingerprint tersebut.
Biaya tersebut dapat dialihkan untuk pembiayaan lain untuk pengembangan perusahaan kedepannya. Sistem absensi online hanya membutuhkan komputer atau laptop kantor dan koneksi internet.
3. Membuat Perhitungan Gaji Karyawan dengan Tepat
Kesalahan perhitungan gaji untuk karyawan dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan maupun karyawan yang tidak mendapatkan gaji sesuai haknya.
Penggunaan absensi berbasis online ini akan memberikan manfaat kepada perusahaan dalam perhitungan gaji yang akan diberikan kepada pegawainya.
Hal ini dikarenakan, data absensi yang terinput ke dalam sistem ditampilkan secara detail, termasuk waktunya, sehingga perusahaan dapat mengetahui siapa saja karyawan yang terlambat datang, tepat waktu, maupun yang lembur. Data tersebutlah yang akan dijadikan pedoman pemberian gaji kepada karyawan berdasarkan kinerjanya.
4. Meningkatkan Kinerja Karyawan
Dengan adanya sistem yang lebih efektif dan efisien ini, akan membuat karyawan lebih memiliki semangat kerja yang tinggi untuk perusahaannya.
Karyawan tidak lagi harus mengantri untuk absen yang sedikit membuang waktu yang dimiliki. Tanpa harus mengantri, kini karyawan hanya perlu mengakses smartphonenya untuk melakukan absensi.
Karyawan lebih memiliki banyak waktu untuk melakukan pekerjaannya dengan baik dan maksimal. Tak hanya itu saja, sistem absensi ini juga meningkatkan kesadaran karyawan untuk lebih berdisiplin waktu, karena data kehadiran akan terinput ke dalam sistem saat mereka melakukan absensi.
Sistem absensi online yang efektif tersebut mampu memberikan banyak manfaat bagi perusahaan. Karyawan dapat bekerja secara maksimal, sedangkan perusahaan dapat memanajemen karyawan dan perusahaannya lebih optimal. Hal inilah yang akan mempermudah jalan kesuksesan bagi perusahaan tersebut.
Jika Anda membutuhkan solusi untuk sistem absensi online di perusahaan Anda maka tim Performate.id siap untuk membantu, silakan kontak kami dengan klik disini
