Dalam menyusun KPI, sangat direkomendasikan untuk menggunakan SMART. SMART adalah singkatan dari = Specific, Measurable, Attainable, Relevant, dan Time-Bound. SMART dianggap sebagai bahan utama definisi ‘baik’ dari Key Performance Indicators (KPI). Berikut penjelasan masing-masing singkatan SMART.
- Specific ‘Spesifik’
Indikator yang ada di dalam KPI harus sedetail mungkin. Dalam pembuatan KPI, harus diperhatikan bahwa tujuan yang ingin dicapai tidak boleh memiliki definisi yang terlalu luas dan digambarkan terlalu umum karena akan menyebabkan bias.Saat tujuan yang ditentukan sudah spesifik, maka dalam prosesnya akan lebih mudah dijala10nkan dan bisa diketahui kapan tujuan itu berhasil dicapai.
- Measurable ‘Terukur’
KPI harus bisa diukur baik secara kualitatif maupun kuantitatif. Jika tujuan yang ingin dicapai tidak bisa diukur, tentunya hasilnya pun akan kurang baik. KPI yang tidak terukur juga akan menyulitkan atasan dalam melakukan penilaian dan membuat bingung anggota yang menjalankannya.Misalnya jumlah komplain yang dapat diatasi, 3 komplain dalam waktu kurang dari 15 menit. Indikator tersebut dapat dijadikan penilaian untuk karyawan yang bekerja di bagian customer service, help desk, dan lain sebagainya.
- Achievable ‘Bisa Dicapai’
Achievable atau sifat dapat dicapai dalam KPI haruslah diformulasikan menjadi tantangan yang dapat dicapai oleh karyawan. Target penilaian kinerja karyawan harus dapat dicapai dan realistis untuk dicapai.Misalnya dengan jumlah mesin sebanyak 1 buah dengan kapasitas produksi 100 barang/hari. Jika KPI yang dibuat tidak dapat dicapai atau bahkan tidak masuk akal, hasil pencapaiannya pun tidak akan maksimal. Hal tersebut akan berdampak pada pengeluaran cost yang sia-sia.
- Relevant ‘Relevan’
Relevan yang dimaksud adalah sesuai dengan tujuan perusahaan. Karena tujuan dari KPI sendiri adalah untuk mengetahui seberapa efektifkah kinerja karyawan dalam mencapai tujuan perusahaan. Sehingga indikator dalam KPI harus sesuai dengan tujuan perusahaan.Misalnya, perusahaan memiliki tujuan untuk meningkatkan profit dari tahun ke tahun. Indikator yang dapat diterapkan adalah persentase profit. Indikator tersebut jelas dan sesuai dengan tujuan perusahaan yaitu untuk meningkatkan profit.
- Time-Bound ‘Batas Waktu’
Indikator yang ditetapkan dalam KPI juga harus memiliki batas waktu. Jika tujuan yang dibuat tidak memiliki batasan waktu, maka akan lebih sulit untuk mengukur peningkatannya. Mengetahui batas waktu dalam setiap target KPI akan memudahkan pelakunya untuk memonitor kemajuan serta memikirkan strategi yang lebih baik untuk mencapainya.
